Na realidade de uma agência, uma série de fatores impacta diretamente na produtividade, na qualidade dos jobs e campanhas e, claro, na satisfação dos clientes. Sabendo disso é fundamental que o gestor e seu time busquem visualizar com clareza de que maneira esses aspectos dificultam ou aceleram o crescimento da agência. O retrabalho, sem dúvida, é um desses vilões. Ainda bem que é possível fazer sua medição usando o índice de refação.
Afinal, ainda que as alterações e ajustes sejam aceitáveis e façam parte do processo de cocriação, orientado pelas coordenadas do cliente e conduzido pelo time da agência, o fato é para tudo precisa existe um limite. Porém, se você deixar de defini-lo, certamente, perderá muito tempo e dinheiro, colocando em risco, inclusive, a competência e a imagem da agência.
Parece exagero? Definitivamente, não é.
De acordo com o Censo Agências 2019, mais da metade dos gestores – 55% deles – não têm uma política de cobrança pelo retrabalho. Com isso, frequentemente, as solicitações de ajustes abrem um looping de refações, que interrompe o fluxo de produção da agência, comprometendo a produtividade e gerando prejuízo financeiro.
Até aqui, você já sentiu como o retrabalho pode ser decisivo para alavancar o sucesso ou impedir o crescimento da sua empresa. Agora, entenda, a seguir, porque vale a pena acompanhar de perto o índice de refação. Continue lendo esse artigo!
Porque monitorar o índice de refação?
De acordo com o Censo Agências, em média, metade de todas as tarefas que estão em pauta na sua agência não são novos jobs, mas, sim, atividades que já foram entregues e estão em fase de ajustes.
Como se não bastasse, a pesquisa indica ainda que maioria das agências – 55% – não consegue cobrar pela refação. Apenas 12% já estabeleceu a cobrança de um valor a partir de X alterações.
Em suma, as agências estão acumulando prejuízos. Portanto, é indispensável definir um método de monitoramento do índice de refação.
Para começar, é fundamental calcular, por exemplo, quanto tempo o time dedicou à produção de uma campanha. Quantos profissionais e quantas horas foram dedicadas à criação e à refação?
Esses dados são fundamentais para calcular não só o retrabalho, mas também a rentabilidade de cada job. Fazendo essa conta você tem a certeza de que não está pagando para trabalhar.
Qual o lucro real de um job?
Quando você dimensiona o impacto do retrabalho no fluxo de produção da agência, passa a ter condições de avaliar os processos e pensar em como organizá-los de maneira mais inteligente e produtiva.
Além disso, ao conhecer o índice de refação, é possível identificar, por exemplo, o tempo exato que um determinado job consome, de fato, sem ajustes. Na sequência, contabilizando o tempo dedicado às alterações, é hora de verificar se esse job se paga ou, então, se você está perdendo dinheiro com ele.
A partir daí, fazer uma precificação assertiva, que garanta rentabilidade de cada job, se torna muito mais fácil. Esse passo é importante porque reflete na saúde financeira da agência. Afinal, se o lucro é certo, a empresa cresce!
| Cálculo da rentabilidade de um job Considere o valor cobrado pela peça e o tempo previsto para conclusão. Com o uso do timesheet, verifique o tempo investido, na prática, para a finalização da peça. Por fim, calcular o custo real do trabalho e compare com o valor orçado inicialmente, checando a rentabilidade do job. |
As vantagens de conhecer o índice de refação da agência
Ao decidir monitorar o índice de refação da agência, você tem condições de gerenciar a empresa com muito mais propriedade, ampliando as chances de sucesso e a curva de crescimento. Veja, a seguir, alguns dos principais benefícios de acompanhar o retrabalho e fazer o possível para eliminá-lo.
1. Revisão do fluxo de processos
Se você sabe que o desempenho do seu time está sendo comprometido por uma avalanche de refações, o primeiro passo é identificar os gargalos e falhas dos processos e arredondar o fluxo de trabalho. Ou seja, esse é um avanço importante e um dos benefícios de encarar de frente o problema da refação.
Portanto, o ideal é organizar internamente as etapas de produção, de modo que todo o time entenda e domine o fluxo.
Além disso, vale revisar a maneira como a distribuição de demandas têm sido feita. Isso porque alguns profissionais podem estar sobrecarregados, entregando um trabalho com qualidade inferior, que leva à refações, enquanto outros estão com a pauta mais livre.
Sabendo disso, para ajudar a eliminar o retrabalho, vale também ser mais justo e coerente na distribuição de tarefas.
2. Melhoria da produtividade
A refação tem tudo a ver com a gestão do tempo. Quanto mais ajustes e alterações, mais energia e tempo os profissionais precisam canalizar para o retrabalho. Além desse processo ser desgastante para o time, ele compromete a produtividade e o clima organizacional da agência.
Contudo, a boa notícia é que quando você monitora o retrabalho com um sistema de gestão esse cenário pode ser transformado. Ao identificar as demandas de refação e agir para saná-las, você garante o aumento de produtividade e de performance do time.
Até mesmo porque quanto mais dinâmico e menos travado o fluxo, mais motivados os profissionais se sentem para produzir e fazer as entregas. Sem retrabalho, a equipe aplica a energia necessária, na medida exata para dar conta da produção.
3. Garantia da satisfação do cliente
Se a equipe produz mais e melhor, consequentemente, o nível de qualidade dos jobs e campanhas também aumenta. Além disso, sem refação, o fôlego de produção do time não é interrompido, garantindo a entrega dos trabalhos dentro do prazo.
Consequentemente, tudo isso leva ao aumento de satisfação dos clientes, fortalecendo o relacionamento e a fidelização. Tudo o que a agência precisa para crescer, não é mesmo?
Como você viu, ao decidir gerenciar o índice de refação (e não aprender a conviver com ele), é possível levar a agência a outro patamar. Isso porque ao trabalhar para eliminar o retrabalho você garante uma alta média de produtividade, mantém a motivação do time, conquista e fideliza clientes e, claro, cresce em ritmo constante.
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