A vida criativa é muito difícil. Para grandes agências de publicidade, esta é uma realidade. E quem é “eugência” não fica atrás – para esses, o desafio de trabalhar, vender e organizar o tempo chega a ser bem maior. Por isso preparei estas dicas de gestão de tempo para quem é Eugência.
Você talvez esteja se deparando com esta situação: os clientes se tornam cada vez mais exigentes e o tempo que você dedica ao trabalho é cada vez maior. No entanto, apesar de todo seu empenho, os resultados entregues diminuem.
Esta é a razão da angústia de muitas eugências – perceber que seus esforços parecem ser em vão, enquanto patinam sem sair do lugar.
Como reverter esta situação? Bem, existem algumas dicas para realizar a gestão de tempo com eficácia. Se você aplicá-las, verá como o cenário na sua eugência mudará radicalmente.
Controle do Tempo, Sim Senhor
É claro que para lidar com estes desafios faz-se necessário uma boa gestão de tempo.
Isto significa um olhar honesto sobre o tempo disponível, as tarefas a serem realizadas e sua disponibilidade.
Um dos fatores que causam a escassez de tempo para as eugências é ter muitas tarefas para cumprir no dia. É aquela velha história de querer “abraçar o mundo”. Mas, precisamos ser honestos: seu dia, assim como o meu, só tem 24 horas.
Então, como lidar com tantas tarefas que temos para cumprir no nosso dia a dia?
- Assuma novas tarefas somente quando souber que pode dar conta delas.
- Aprenda a priorizar. Algumas tarefas são importantes, mas outras são urgentes. Por isso, faça uma lista de tarefas do dia (urgentes e importantes).
- Cuidado com a procrastinação. Deixar tarefas de hoje para serem cumpridas amanhã fará com que seu amanhã seja improdutivo.
- Se for possível, delegue.
Controle do Escopo
Gestão do tempo é importante. Mas, mais do que um bom controle do tempo, é necessário ter um controle maior sobre aquilo que você vende. Como assim?
Muitos donos de agência que estão começando agora costumam cometer duas falhas básicas.
A primeira delas é a inexistência completa de um escopo. Ou seja, não existe um gerenciamento dos projetos a serem realizados. Não existem prioridades. As coisas estão desorganizadas, quase entregues ao acaso.
Mas há outro grande problema que gostaria de destacar – quando o escopo existe, mas é extremamente flexível. Quando suas entregas estão sempre prontas para serem alteradas e adaptadas, o terreno para a falta de tempo está preparado. Digo isso porque, quando o cliente percebe esta possibilidade, ele acaba “montando em cima”.
Sim, esta percepção por parte do cliente pode fazer com que seu negócio fique refém de constantes pedidos de alteração, mudanças de escopo, etc.
Aí, a situação fica mais ou menos assim. Você se prepara no início do dia para realizar determinadas tarefas. Você sabe que tem condições e tempo de entregar cada uma delas até o final do dia. No entanto, os clientes que conhecem sua adaptabilidade, solicitam mais e mais ajustes. Ou seja, as tarefas do dia acabam se multiplicando. E com o surgimento de tantas coisas que não eram previstas, seus entregáveis são invariavelmente prejudicados.
Portanto, gestão de tempo também passa pela necessidade de ter e gerir bem o escopo. E isto inclui ter uma boa configuração de atendimento ao cliente.
Planeje o Atendimento ao Cliente
Se você quiser gerenciar efetivamente o seu tempo, você precisa diminuir as interrupções e distrações.
Afinal, basta uma única distração para tirar o foco de uma tarefa. Isto sem contar o tempo que você precisará para retomar a concentração que tinha, antes de ser interrompido.
E, de fato, na era da internet e do mobile, as distrações saltam aos nossos olhos por todos os lados. São e-mails que chegam a qualquer momento, atualizações de contatos nas redes sociais e as múltiplas abas no navegador implorando por um “minutinho” da nossa atenção.
E, neste cenário, surge aquele que é um das personagens principais quando o assunto é distração: o WhatsApp.
Embora esta verdade seja válida para todos, a gestão de tempo para quem é eugência passa pela necessidade de ter disciplina e cuidado ao utilizar o app de mensagens instantâneas. Senão, de bom mocinho, o WhatsApp pode virar vilão.
Por isso, tenho uma sugestão simples e incrivelmente eficiente: defina períodos de atendimento para o WhatsApp. Por exemplo: das 9h às 10h da manhã; das 13h às 14h e das 17h às 18h. Três períodos para atender seus clientes são mais do que suficientes. No resto do dia, seu foco fica direcionado para as tarefas que você precisa concluir e entregar.
Uma vez definidos os períodos, deixe os clientes cientes disso. E claro, tenha autodisciplina para seguir este processo. Do contrário, você vai passar o dia todo atendendo seus clientes.
Cuidado Com a Multitarefa
Esta é uma estratégia enganosa para quem deseja fazer gestão de tempo. Multitarefa, em muitos casos, é mais uma obstrução para a produtividade do que otimização do tempo.
Por que realizar diversas tarefas quase que simultaneamente rouba tempo?
A resposta é simples. Pense no tempo que levamos para alternar entre as tarefas. Some-se a isso o tempo que precisamos para recuperar o foco em cada uma delas. Pronto, está aí a receita para tempo perdido.
Por isso, não confunda multitarefa com gerenciar bem o tempo. Como já foi mencionado acima, a melhor forma de concluir as tarefas em tempo hábil é saber priorizá-las e manter-se focado nas mais importantes, uma de cada vez.
Portanto, se você é uma eugência, leve a sério estes cuidados ao gerenciar seu tempo de forma otimizada. Com isso, você não se sentirá mais incapaz, impotente ou improdutivo. Ao final do dia, verá que todos os seus esforços valeram a pena.
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